Datenschutzerklärung

Im Rahmen einer Telefonkampagne kontaktieren wir zu Marketingzwecken den Digitalisierungsverantwortlichen von Landkreisen und Kommunen. Dafür verwenden wir die auf der Internetseite veröffentlichen Kontaktinformationen.  Die Kontaktaufnahme erfolgt auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach telefonisch erteilter Zustimmung versenden wir eine E-Mail mit den zum Thema besprochenen Produktinformationen oder einen mit Ihnen abgestimmten Gesprächstermin. Diese E-Mail erhalten Sie an die von Ihnen bestätige E-Mail-Adresse. Dabei handelt es sich um ein Double-Opt-In-Verfahren. Die weitere Bestätigung ist notwendig, damit wir Sie auf der korrekten und von Ihnen gewünschten E-Mail-Adresse erreichen. Dabei speichern wir ihr Einverständnis mit Zeitstempel in der Anruf-Historie. Die Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Speicherung dient unserem berechtigten Interesse, in Zweifelsfällen nachzuweisen, dass eine Zustimmung zur Verwendung der Daten zum Erhalt von Produktinformationen vorliegt.

Rechtsgrundlage für die Zusendung von Produkt- und Dienstleistungsinformationen und die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist eine freiwillige und informierte Einwilligung nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Servicepartner: Im Rahmen unserer Telefonkampagne werden wir insbesondere bei der Kontaktaufnahme mit den Digitalisierungsverantwortlichen von unserem Servicepartner unterstützt: Sales People GmbH, Mallaustr. 75, 68219 Mannheim, Sales People GmbH (sales-people.de).

 

Die D-Trust übermittelt personenbezogene Daten an Dienstleister (sogenannte Auftragsverarbeiter) sofern eine Zusammenarbeit erfolgt, beispielsweise Supportdienstleistung. Diese Dienstleister werden nur auf Weisung der D-Trust hin tätig und sind vertraglich zu Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist weiterhin die D-Trust.

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Gerichte, Aufsichtsbehörden oder Anwaltskanzleien weiter,

• wenn wir gesetzlich oder gerichtlich dazu verpflichtet sind, oder
• wenn dies rechtlich zulässig und erforderlich ist, um geltende Rechtsansprüche einzuhalten oder geltend zu machen.

Die Einhaltung, gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln, wie unseres Verhaltenskodexes, aber auch die Einhaltung unseres Verhaltenskodexes für Geschäftspartner hat für die Bundesdruckerei-Gruppe höchste Priorität. Das gilt für unseren eigenen Geschäftsbereich ebenso wie für unsere Lieferketten.

Uns ist wichtig, dass Risiken frühzeitig erkannt und Verstöße möglichst vermieden werden. Wir wollen rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten und mögliche Schäden für Betroffene, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und unsere Unternehmensgruppe vermeiden.

Deshalb haben wir ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem eingerichtet, das internen und externen Hinweisgebenden auch anonyme Meldungen ermöglicht.

Mithilfe des transparenten Beschwerdeverfahrens schaffen wir insbesondere für die Betroffenen, die Hinweisgebenden und die Mitarbeitenden, die an der Aufklärung der gemeldeten Sachverhalte mitwirken, größtmöglichen Schutz. Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens können alle tatsächlichen und vermeintlichen Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben, den Verhaltenskodex und den Verhaltenskodex für Geschäftspartner gemeldet werden. Ebenso können menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen entlang der gesamten Lieferkette unserer Konzernunternehmen sowie in unserem eigenen Geschäftsbereich Gegenstand einer Meldung sein.

Einheitliche und schnelle Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Bearbeitung von Hinweisen durch interne Experten bilden das Fundament dieses vom Grundsatz des fairen Verfahrens getragenen Systems.

Benachteiligungen oder Bestrafungen von Hinweisgebenden und Personen, die mit der Bearbeitung von Beschwerden und Hinweisen betraut sind, werden nicht toleriert.

Das vorgenannte Beschwerdeverfahren gilt für die Bundesdruckerei Gruppe GmbH und die Konzerngesellschaften Bundesdruckerei GmbH, Maurer Electronics GmbH, genua GmbH, D-Trust GmbH, Maurer Electronics Split d.o.o, iNCO Sp. z o.o., und die Xecuro GmbH (zusammen „Bundesdruckerei-Gruppe“).

a) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Verwaltung des Hinweisgebersystems, einschließlich der Aufdeckung schwerwiegender Verstöße oder möglicher Verstöße gegen geltendes Recht oder anderer schwerwiegender Angelegenheiten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich, der wir unterliegen, vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Dies ist das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG).

Die Verarbeitung dient der Wahrung des berechtigten Interesses an der Aufdeckung schwerwiegender Verstöße oder potenzieller Verstöße gegen geltendes Recht oder anderer schwerwiegender Angelegenheiten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Was die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten betrifft, so ist die Verarbeitung auf der Grundlage des Hinweisgeberschutzgesetzes aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erforderlich, vgl. Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt gem. Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Betroffene Personen sind Personen, die Inhalt der Meldung sind. Dies können Beschäftigte, Vertragspartner oder andere Personen, die mit uns beruflich verbunden sind, sein. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten über die hinweisgebende Person, wenn diese hinweisgebende Person ihre Kontaktinformationen oder andere Informationen, welche auf die hinweisgebende Person schließen lassen, übermittelt bzw. mitteilt. Hinweisgebende Personen müssen sich daher bewusst sein, dass wir im Zusammenhang mit der Bearbeitung des gemeldeten Falls personenbezogene Daten über sie verarbeiten können.

b) Kategorien personenbezogener Daten

Die Meldung kann anonym erfolgen. In diesem Fall werden keine personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person verarbeitet.

Die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, hängen von den gemeldeten Informationen ab. Wenn die hinweisgebende Person personenbezogene Daten über eine andere Person, einschließlich der gemeldeten Person oder Personen, meldet, werden auch diese personenbezogenen Daten verarbeitet. Die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten können verarbeitet werden:

• Allgemeine personenbezogene Daten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position usw.)
• Personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder den Verdacht auf solche
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Informationen, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft hervorgehen, Daten über die Gesundheit und Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person)

Wir weisen die hinweisgebende Person darauf hin, nur Informationen zu melden, die für den gemeldeten Fall von konkreter Bedeutung sind, und insbesondere keine sensiblen Informationen zu melden, es sei denn, diese sind von zentraler Bedeutung für die Bearbeitung des gemeldeten Falls.

c) Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung der unter Abschnitt b aufgeführten personenbezogenen Daten, da auch anonym gemeldet werden kann. Allerdings kann es sein, dass eine Bearbeitung der Meldung ohne Angabe der personenbezogenen Daten für uns nicht möglich ist.

d) Empfänger personenbezogener Daten

Die Meldungen werden in der Bundesdruckerei GmbH als Vorgang im WhistleB-System dokumentiert. Nach einer Bewertung werden die Vorgänge intern an die zuständigen Fachbereiche weitergegeben und ggf. Folgemaßnahmen eingeleitet. Sofern eine Meldung eine der Konzerngesellschaften der Bundesdruckerei-Gruppe betreffen sollte, werden diese Vorgänge an die zuständigen Personen der jeweiligen Konzerngesellschaft weitergegeben und von der zuständigen Person intern bewertet und ggf. Folgemaßnahmen eingeleitet. Hierbei werden personenbezogene Daten nur zweckgebunden und nach dem Grundsatz der Datenminimierung weitergegeben, d.h. es werden nur die personenbezogenen Daten weitergegeben, die zwingend erforderlich sind, um die Meldung zu bearbeiten.

Wir geben personenbezogene Daten über die hinweisgebende Person an Behörden weiter, wenn dies notwendig ist, um schwerwiegende Verstöße oder schwerwiegende Angelegenheiten zu behandeln oder um das Recht auf Verteidigung der betroffenen Personen zu gewährleisten. In anderen Fällen werden personenbezogene Daten über die hinweisgebende Person nur mit Zustimmung der hinweisgebenden Person weitergegeben. Personenbezogene Daten über andere Personen als die hinweisgebende Person werden nur im Rahmen der Weiterverfolgung eines gemeldeten Falles oder zur Behandlung von schwerwiegenden Verstößen oder schwerwiegenden Angelegenheiten weitergegeben.

Die Meldeplattform wird durch den Auftragsverarbeiter die WhistleB Whistleblowing Centre AB, Stockholm, Schweden, bereitgestellt. Weitere Informationen zu WhistleB, Whistleblowing Centre AB sind in den Nutzungsbedingungen nachzulesen.

e) Speicherdauer

Personenbezogene Daten, die sich als irrelevant für die Bearbeitung eines gemeldeten Falles erweisen, sowie Meldungen, die wir als unbegründet erachten, werden unverzüglich als "nicht relevant" kategorisiert und ein eventuell vorhandener Personenbezug (sofern es sich nicht bereits um eine anonyme Meldung handelt) entfernt. Zur Gewährleistung der gesetzlich geforderten Dokumentationspflicht bzw. gesetzlichen Löschfrist aus § 11 Abs. 1, Abs. 5 HinSchG wird diese Meldung anschließend zunächst (ohne Personenbezug) archiviert, aber noch nicht gelöscht. Archivierte Fälle dienen ausschließlich der Erfüllung der Dokumentationspflichten und können daher hiernach auch nicht mehr zur Bearbeitung aufgerufen werden.

Meldungen und personenbezogene Daten, die im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung erhoben werden, bilden die Grundlage für die weitere Bearbeitung und werden frühestmöglich anonymisiert. Sollte sich die Notwendigkeit zu Folgemaßnahmen i.S.d. §§ 3 Abs. 8, 18 HinSchG ergeben, ist es jedoch möglich, dass aufgrund von behördlicher Anordnung oder zur Sicherung von Rechtsansprüchen von der Anonymisierung abgewichen werden muss. In diesem Fall wird grundsätzlich eine Pseudonymisierung angestrebt, sofern sich nicht (z.B. aus einer richterlichen Anordnung) etwas anderes ergibt. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Wenn die Erhebung der Daten nicht auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgt und eine ausdrückliche Speicherdauer festgelegt wurde, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sobald diese für die Erreichung der genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. Pflicht zum Nachweis der Zertifikatserstellung) der Löschung entgegenstehen.

Im Folgenden sind die Rechte der betroffenen Person aufgelistet, die Ihnen gegenüber der D-Trust hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

• Recht auf Bestätigung und Auskunft (vgl. Art. 15 DS-GVO): Sie haben ein Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet und Auskunft sowie weitere Informationen über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung (vgl. Art. 16 DS-GVO): Sie haben uns gegenüber das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO): Sie können von uns die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (vgl. Art. 18 DS-GVO): Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• Recht auf Datenübertragbarkeit (vgl. Art. 20 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (vgl. Art. 21 DS-GVO): Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder zum Zweck der Direktwerbung erfolgt, können Sie der Datenverarbeitung widersprechen.

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ihre Einwilligung können Sie mit einer Mail an datenschutz@d-trust.de oder unter den oben genannten Kontaktdaten widerrufen.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO.

Zuständig für die D-Trust GmbH ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Tel.: +49 (0) 30 13889-0, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.