DB Zeitarbeit setzt auf digitale Unterschriften

Zeichnung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen beschleunigen

Die DB Zeitarbeit GmbH überlässt bahnintern wie auch an externe Unternehmen Arbeitskräfte. Dafür werden Arbeitnehmerüberlassungsverträge (ANÜV) abgeschlossen; klassischerweise wurden diese per Hand unterschrieben und dann per Post weitergereicht. Für einen ANÜV sind dabei bis zu vier Unterschriften erforderlich. Die Weichen für die Digitalisierung dieses Ablaufs stellte die DB Zeitarbeit im Mai 2020 – als sich das Arbeitsleben pandemiebedingt an vielen Stellen ins Homeoffice verlagerte.

Digitalisierung mit der qualifizierten elektronischen Signatur

Die DB Zeitarbeit setzt beim Unterschriftenverfahren auf die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) von D-Trust, einem Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. Die Verträge werden nun elektronisch und rechtssicher unterschrieben. Dazu nutzen die Teilnehmenden die Fernsignaturlösung sign-me über das Webportal, das die D-Trust bereitstellt.

In vier Schritten werden die Verträge digital bearbeitet:

1. Der ANÜV wird durch die DB Zeitarbeit als PDF bereitgestellt.
2. Der Vertrag wird per E-Mail an den Entleiher verschickt.
3. Der Entleiher lädt das PDF zur Unterschrift im sign- me-Webportal hoch.
4. Nach der Signatur wird das Dokument wieder heruntergeladen und bei Bedarf weitergegeben oder per E-Mail zurück an die DB Zeitarbeit versendet.

Stabile Nutzungszahlen und ansteigendes Interesse

Nach zwei Jahren ist sign-me bei der DB Zeitarbeit ein praktisch gelebter Teil des Vertragsprozesses geworden. Das spiegelt sich auch in aktuellen Zahlen wider:

• Innerhalb eines Monats bekamen über 600 Kundinnen und Kunden der DB Zeitarbeit einen sign-me-Account. Mehr als 80 % aktivierten ihren Account sofort und durchliefen die vorgeschriebene persönliche Identifizierung mittels eID oder VideoIdent.
• Jeden Monat wird bei der Arbeitnehmerüberlassung im Durchschnitt 1.000 Mal qualifiziert elektronisch unterschrieben.

Dass die QES großflächig Anwendung findet, liegt zum einen an der Zeitersparnis. Zum anderen beeinflussen sich die Nutzenden auch gegenseitig, den neuen Weg mitzugehen und sich einen Account anzulegen: Wenn eine Person im Rundlauf den Vertrag digital unterschrieben hat, sieht auch die nächste den direkten Vorteil – und die Nutzendenzahlen für die QES steigen.

Durch die digitale Unterschrift fallen Kosten an, die die DB Zeitarbeit aufgrund ersparter Prozesskosten übernimmt. Im technischen Hintergrund funktioniert dies über eine Programmierschnittstelle (API), mit der die DB Zeitarbeit die neuen Accounts automatisch mit einem Grundstock an notwendigen sign-me-Coins ausstattet. Für die Userinnen und User liegt der Vorteil auf der Hand: Sie können ihre neuen Accounts sofort einsetzen und Vertragsprozesse damit beschleunigen.

Weiterer Automatisierungsschub geplant

Mittelfristig ist die umfänglichere Umstellung vom Webportal zum sign-me-API-Account geplant. Mit einer Workflow-Komponente im Hintergrund lassen sich Abläufe weiter automatisieren. So entfällt der derzeit gewählte E-Mail-Versand und die einzelnen Unterschriftenschritte können parallel angelegt werden. Die DB Zeitarbeit kann die Zuarbeiten und bereits geleistete Unterschriften dann zentral einsehen. Die Prozessqualität steigt weiter an.