Bürokratieentlastungsgesetz: Qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht volldigitale Arbeitsverträge
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV soll den Aufwand von Unternehmen für Verwaltungsvorgänge senken und digitale Dienste fördern. Wichtige Anpassungen betreffen das Nachweisgesetz: Mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur können nun alle Arten von Arbeitsverträgen und weitere wesentliche Arbeitsbedingungen durchgängig elektronisch abgewickelt werden. Das dürfte der Digitalisierung in Unternehmen Auftrieb geben - schließlich haben laut dem Bitkom erst 17 Prozent der Firmen im Personalwesen ein Digitalisierungsprojekt laufen.¹
Diese Entlastungen bringt das Bürokratieentlastungsgesetz
Das Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie, kurz Bürokratieentlastungsgesetz IV oder BEG IV, hat den Bundestag passiert und tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.
Mit zahlreichen Neuerungen zielt das Gesetz auch auf die Förderung digitaler Prozesse ab, wobei wichtige Änderungen zentrale Bereiche des Arbeitsrechts betreffen. So lassen sich künftig wesentliche Bedingungen von Arbeitsverträgen in Textform oder elektronischer Form abfassen und übermitteln. Die Notwendigkeit für zusätzliche schriftliche Dokumente nach der Schriftform entfallen damit zumeist – und komplett digitale Prozesse werden möglich, was den Aufwand für die Vertragspartner deutlich reduziert.
Nachweisgesetz wird um Textform und elektronische Form erweitert
Bislang waren Arbeitergeber verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen unbefristeter Arbeitsvorträge schriftlich niederzulegen. Es handelt sich dabei um insgesamt 15 Punkte, wie Name und Anschrift der Vertragsparteien, Beschreibung der Tätigkeit, Urlaub und Fortbildungsmöglichkeiten und viele weitere Angaben.
Das ändert sich mit dem BEG IV: Arbeitsverträge sind nun auch in Textform gültig, also wenn die Niederschrift unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen ohne eigenhändige Unterschrift übermittelt wird, etwa per E-Mail oder Messenger. Ebenfalls können neben unbefristeten Arbeitsverträgen auch weitere wesentliche arbeitsrechtliche Aspekte mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES) in elektronischer Form nachgewiesen werden. Das betrifft beispielsweise befristete Arbeitsverträge, Kundenverträge in der Zeitarbeit, sogenannte Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) oder Arbeitszeugnisse. Die QES ermöglicht in all diesen Fällen komfortable und vollständig digitale Prozesse und schützt durch kryptografische Verfahren vor Manipulation. Zudem befinden sich Unternehmen mit einem entsprechenden Signaturdienst in rechtlichen Belangen stets auf der sicheren Seite.
Die qualifizierte elektronische Signatur: rechtssicher, komfortabel und praxisnah
Elektronische Signaturen besitzen einen eindeutigen rechtlichen Rahmen, den die sogenannte eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentification and Trust Services) EU-weit festlegt. Generell gesteht die Verordnung elektronischen Signaturen eine hohe Beweiskraft vor Gericht zu.
Das höchste Sicherheitsniveau besitzt die qualifizierte elektronische Signatur. Die eIDAS-Verordnung spricht ihr die gleiche Rechtswirkung zu wie einer per Hand geleisteten Unterschrift. Und das gilt für den gesamten EU-Raum.
Damit schafft die QES für den Anwendungsfall Arbeitsverträge doppelte Sicherheit:
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Erstens sorgt sie für die größtmögliche Rechtsicherheit bei jeder Form von Arbeitsverträgen und den begleitenden Nachweisen. Sie stellt sicher, dass die Dokumente im Fall zivilgerichtlicher Streitigkeiten die nötige Beweisfunktion entfalten.
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Zweitens schafft sie technische Sicherheit im Sinne von Integrität und Authentizität. Kryptografische Komponenten sorgen dafür, dass die signierten Dokumente vor Manipulationen geschützt sind und der Unterzeichner eindeutig identifizierbar ist.
Mit diesen Eigenschaften ermöglicht die QES volldigitale Prozesse bei allen Arbeitsverträgen - seien sie befristet oder ob unbefristet.
Damit ist die QES ein zentrales Instrument für die Einführung unternehmensweiter digitaler Workflows, auch wenn Kritiker ihr hohen Aufwand und mangelnde Verbreitung in der Praxis unterstellen.
Fernsignatur: einfach elektronisch Unterschreiben
Bereits seit der praktischen Umsetzung der eIDAS-Verordnung im Jahr 2016 hat sich die Fernsignatur als Verfahren zum Aufbringen elektronischer Signaturen etabliert. Sie erlaubt es, komfortabel und einfach auf einem Mobilgerät Dokumente ortsunabhängig elektronisch zu unterschreiben.
Ein Beispiel ist die Fernsignaturlösung sign-me von D-Trust, einem Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe.
Diese Lösung ist ein Service, der die elektronische Unterschrift - direkt und ohne Signaturkarte und Lesegerät - über eine Webanwendung bereitstellt. Die notwendigen Signaturkomponenten befinden sich dabei auf hochsicheren Servern der D-Trust. D-Trust selbst ist nach eIDAS-Verordnung ein qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter, das heißt, das Unternehmen gilt in diesem Zusammenhang als besonders vertrauenswürdige Organisation.
Für die praktische Umsetzung der Fernsignatur wird lediglich ein internetfähiges Endgerät mit Standard-Webbrowser benötigt, etwa ein Tablet oder Smartphone. Ausgelöst wird die Fernsignatur mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung, beispielsweise über die sign-me 2FA-App oder eine zugesandte SMS-TAN. Das vereinfacht den Signaturprozess erheblich, Dokumente können komfortabel und schnell elektronisch unterschrieben werden.
Fernsignaturdienste lassen sich zudem in marktgängige Signaturlösungen integrieren. Damit kann die elektronische Unterschrift in einem nahtlosen Prozess direkt von der Signatur-Applikation aus getätigt werden.
QES aus der Ferne stark verbreitet
Unternehmen unterschiedlichster Branchen nutzen Fernsignaturen in der Praxis. In Europa werden heutzutage Fernsignaturen milliardenfach jedes Jahr geleistet. Die Verbreitung nimmt in allen Branchen mit voranschreitender Digitalisierung der Prozesse weiter zu.
Fazit: Bürokratieentlastungsgesetz ermöglicht Digitalisierungsschub
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat das Potenzial, der Digitalisierung in vielen Unternehmen einen weiteren Schub zu geben. Das gilt besonders für das Personalwesen. Mitarbeiterverträge führen bei zwei Drittel der Unternehmen zu Medienbrüchen, wie eine Studie von Docusign2 herausstellt. In der Fertigungsbranche werden sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt.
Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur lassen sich hingegen die Nachweise für alle wesentlichen Arbeitsbedingungen künftig automatisch unterschreiben. Das erfüllt allumfassend die Anforderungen des Nachweisgesetzes. Zudem profitieren Unternehmen dabei von effizienteren Geschäftsprozessen, höherer Produktivität, Kosteneinsparungen und einem Image-Gewinn bei der Mitarbeitergewinnung.
Häufig gestellte Fragen
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV sieht wesentliche Vereinfachungen bei Verwaltungsvorgängen vor. Zudem soll es digitale Abläufe stärker berücksichtigen und fördern. Die Maßnahmen sollen Geschäftsprozesse beschleunigen und die Kosten für Unternehmen senken. Das Gesetz tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.
Die entscheidende Änderung bei Arbeitsverträgen betrifft das Nachweisgesetz: Ein zusätzliches schriftliches Nachweisdokument über die wesentlichen Vertragsbedingungen entfällt künftig für alle Arten von Arbeitsverträgen, wenn diese inklusive der notwendigen Nachweise mit einer qualifizierten elektronischen Signatur von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschrieben und dann komplett digital verarbeitet werden.
Die QES ist die elektronische Form der per Hand geleisteten Unterschrift. Sie ist in ihrer Rechtswirkung und Beweiskraft vor Gericht der händischen Unterschrift gleichgestellt. Die rechtliche Sicherheit der QES stellt die europäische Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) sicher.
QES können einfach und komfortabel, mobil mit Smartphone oder Tablet mittels einer Fernsignaturlösung wie sign-me von D-Trust geleistet werden. Bei dem alternativen Verfahren mit Signaturkarte und Kartenlesegerät werden Dokumente lokal am Arbeitsplatz signiert.