Certificate Service Manager

Die Einreichung von Nachweisen und Dokumenten (inkl. Antragsdokumente) erfolgt ausschließlich digital als Upload im Certificate Service Manager (CSM). Die Größe der zu übermittelenden Dateien beträgt jeweils 8 MB. Erlaubte Formate sind JPG / PDF / PNG.

Bitte beachten Sie, dass zwingend ein Dokumententyp ausgewählt werden muss, damit wir die Dokumente dem jeweiligen Prüfvorgang zuordnen können. Zur Uploadmöglichkeit gelangen Sie über die Reiter „Kontoverwaltung“ -> „Organisationen“ und schließlich über „Hochgeladene Dokumente“. Dort finden Sie den Button „Dokumente hochladen“, über den Sie den Upload in Auftrag geben.

Die sog. „Vollmacht zur Autorisierung einer fachlichen Vertretung für den Zertifikatnehmer und Zertifikatnehmerin und Anerkennung der Verpflichtungserklärung“ muss zwingend durch eine zeichnungsberechtigte Person der zugrundeliegenden Organisation unterschrieben werden. Weitere Operatoren können anschließend durch die fachliche Vertretung benannt und autorisiert werden. Diese Dokumente müssen nicht von der zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden.

Das Formular zur Bestätigung von Zertifikatsattributen kann ebenfalls von der fachliche Vertretung der zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden.

Die Dokumente müssen stets händisch von der dafür befugten Person (je nach Dokument z.B. Zeichnungsberechtigter bzw. Zeichnungsberechtigte oder fachliche Vertretung) unterschrieben werden. Wichtig dabei ist, dass die Unterschrift in Schriftform händisch auf dem jeweiligen Dokument aufgeführt ist. Es ist z.B. nicht gestattet, ein Foto einer Unterschrift in das Dokument digital einzufügen.

Alternativ kann die Unterschrift auch mit Hilfe einer qualifizierten Signatur (QES) erfolgen. Eine fortgeschrittene Signatur ist nicht zulässig.

In jedem Fall muss das Dokument anschließend per Upload im CSM hochgeladen werden.

Die Validierungsschritte unterscheiden sich je nach Rechtsform. Die Abfrage der relevanten Organisationsdaten erfolgt in der Regel im Handelsregister. Diese Abfrage übernimmt die D-Trust GmbH. Im Einzelfall kann es dazu kommen, dass weitere Nachweise auf Anfrage eingereicht werden müssen. In dem Fall meldet sich die D-Trust bei Ihnen.

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, erfolgt eine Telefonvalidierung mit der zeichnungsberechtigten Person der jeweiligen Organisation. Der Anruf erfolgt durch die D-Trust an eine zentrale Rufnummer der Organisation (i.d.R. die Zentrale). Dort wird der Anruf dann an die Zeichnungsberechtigten weitergeleitet. Es ist nicht möglich, eine direkte Durchwahl zu der zeichnungsberechtigten Person vorzunehmen, der Kontakt muss in jedem Fall durch die Zentrale hergestellt werden.

Behörden müssen zusätzlich ein gesiegeltes Organigramm einreichen. Für die D-Trust GmbH ist nur der Teil wichtig, in dem die zeichnungsberechtigte Person aufgeführt ist. Bitte beachten Sie, dass das Siegel (Behördensiegel oder alternativ Q Seal ID) auf dem Organigramm aufgeführt sein muss. Ein separates, losgelöstes gesigeltes Dokument ist nicht zulässig.