Kommunale Digitalisierung, zentral verwaltet

Prozesse werden digitalisiert

E-Government ist bereits heute Schrittmacher für zuverlässige und kostensparende moderne Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung. Digitalisierung ist jedoch insbesondere für kleinere kommunale Behörden oft mit großen Herausforderungen verbunden – auch, wenn sich der Einsatz am Ende immer auszahlt. Das Landratsamt im baden-württembergischen Enzkreis hat es sich zur Aufgabe gemacht, durch Verwaltungsdigitalisierung nachhaltige und kosteneffiziente Prozesse nach und nach Wirklichkeit werden zu lassen. Zur Absicherung digitaler Prozesse hat sich das Landratsamt für Zertifikatsprodukte der D-Trust, dem Vertrauensdiensteanbieter der Bundesdruckerei-Gruppe, entschieden. Zertifikate unterstützen in den Prozessen gleich an mehreren Schnittstellen.

Sichere Versandwege

Personengebundene digitale Zertifikate schaffen Vertrauen in sichere E-Mail-Kommunikation. Elektronische Nachrichten können, bevor sie den Empfänger erreichen, gelesen oder während der Übertragung sogar manipuliert werden. Wer dies verhindern will und sichergehen will, dass wichtige Informationen oder Dokumente nicht in die falschen Hände geraten, sichert den Kommunikationsweg ab. Die Lösung: sogenannte digitale Zertifikate. Ob Gutachten, Bauanträge oder sonstige vertrauliche Inhalte: Im Landratsamt Enzkreis werden Inhalte gesichert per E-Mail versandt. Digitale Zertifikate „Made in Germany“ von der D-Trust ermöglichen diesen vertrauensvollen Kommunikationsweg. Ortsunabhängig können auch vertrauliche Dokumente einfach hochgeladen oder abgerufen werden.

Sicher unterzeichnet

Ergänzend zum Kommunikationsweg wurde für Dokumente die elektronische Signatur eingeführt. Das Landratsamt Enzkreis entschied sich für sign-me, die Fernsignaturlösung der D-Trust.

Durch die Einführung einer digitalen Signatur konnten insbesondere Effizienz und Effektivität der Prozesse weiter gesteigert werden. Medienbruchfreies Unterschreiben führt im Enzkreis zu einer Verschlankung der Prozesse, gleichzeitig zeigt sich ein klarer Effekt bei der Kosteneinsparung. Es werden Arbeitsschritte eingespart – ineffiziente Prozesse wie Ausdrucken, Unterzeichnen und erneutes Einscannen gehören der Vergangenheit an.

Nach den positiven Erfahrungen während eines Pilotprozesses innerhalb des Bauamts wird die Möglichkeit der elektronischen Signatur mittels sign-me inzwischen auch auf weitere Verwaltungseinheiten des Enzkreises übertragen.

Sicher elektronisch gesiegelt

Als dritte Ergänzung der eingesetzten Zertifikatsprodukte werden durch das Landratsamt elektronische Siegel verwendet. Diese ersetzen in digitalen Prozessen das Behördensiegel und machen die Herkunft eines digitalen Dokumentes für den Empfänger transparent nachvollziehbar. Bürgerinnen und Bürger können jederzeit darauf vertrauen, dass die öffentlichen Bekanntmachungen tatsächlich durch das Landratsamt erstellt wurden. Ein Siegel wird wie auch eine Signatur als Zertifikat einem Dokument als Ergänzung mitgegeben. Die Siegel werden von PDF-Readern, den kostenfrei verfügbaren Programmen zur PDF-Ansicht, ausgelesen und verifiziert.

Eine zentrale Lösung

Essenziell war die Perspektive einer zentralen Verwaltung für sämtliche Zertifikatsprodukte und Prozesse. Aus diesem Grund hat sich das Landratsamt für den Zugang zum Certificate Service Manager (CSM) entschieden, über den Personenzertifikate zur Sicherung der Kommunikationswege bereitgestellt werden.

Ein Workflow über den D-Trust-Signaturserver bindet die Prozesse innerhalb der Ämter ein. Dokumente und Arbeitsschritte, z.B. die Anforderung von Freigaben oder Unterschriften, werden in dieser Software von den Anwenderinnen und Anwendern bearbeitet. Je nach Anforderung und Bedarf werden dann direkt die elektronischen Signaturen mittels sign-me auf den Dokumenten aufgebracht, bevor diese an die Bürgerinnen und Bürger versandt werden.

Heute, nach der erfolgreichen Implementierung, profitiert das Landratsamt Enzkreis von den Investitionen in die Digitalisierung seiner Verwaltungsleistung auf vielfältige Weise. Zentrale Komponenten und transparente Prozesse kommen der Verwaltung selbst, den Beschäftigten, in erster Linie jedoch den Bürgerinnen und Bürgern zugute. Der Weg zur umfassenden Verwaltungsdigitalisierung soll im Landratsamt Enzkreis konsequent fortgesetzt werden. Sukzessive wird daher die Nutzung der Signaturen, Siegel und Zertifikate weiter ausgebaut.