Acht Gründe, warum die elektronische Signatur jetzt wichtig ist

Grund 1: Erst mit der elektronischen Signatur sind durchgängige digitale Workflows möglich

Viele Dokumente in Unternehmen und Verwaltungen müssen unterschrieben werden. Die Dokumente werden digital erstellt, ausgedruckt, per Hand unterschrieben und wieder eingescannt. Diese Medienbrüche bremsen Digitalisierungsprojekte, verursachen einen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand und erzeugen unnötige Kosten für die Archivierung. Erst mit der elektronischen Signatur lassen sich viele Geschäftsprozesse in durchgängige digitale Workflows überführen. Besonders in Zeiten, in denen ein persönlicher Kontakt nicht möglich ist, wird das immer bedeutsamer. Dann sind medienbruchfreie Abläufe entscheidend, um den Geschäftsbetrieb und Verwaltungsdienste aufrechtzuerhalten.

Grund 2: Die elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann sie rechtsgültig ersetzen

Die europäische Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) setzt den rechtlichen Rahmen für die elektronische Signatur. Sie beinhaltet drei Signaturniveaus, von denen die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die höchste Rechtswirksamkeit besitzt. Sie entspricht laut eIDAS der gesetzlich geforderten Schriftform und ersetzt damit die handschriftliche Unterschrift. Die elektronische Unterschrift ist EU-weit gültig. Das bedeutet in der Praxis: Dokumente, die mit einer QES unterzeichnet sind, besitzen in der gesamten EU eine gleich hohe Beweiskraft vor Gericht.

Grund 3: Die elektronische Signatur bietet einen hohen Manipulationsschutz

Um mit einem Irrtum aufzuräumen: Die elektronische Signatur ist kein optischer Platzhalter für die eigene Unterschrift in digitalen Dokumenten. Vielmehr basiert sie auf einem kryptografischen Verfahren, das die Signatur untrennbar mit dem Dokument verbindet. Damit bleiben die Integrität des Dokuments und die Authentizität des Unterzeichners gewahrt. Der Praxisvorteil: Mit einer elektronischen Signatur unterschriebene Dokumente sind fälschungssicher und der Absender ist eindeutig identifizierbar.

Grund 4: Die Fernsignatur macht das elektronische Unterschreiben so einfach wie nie zuvor

Die eIDAS-Verordnung hat die sogenannte Fernsignatur geschaffen. Damit lässt sich die QES auch ohne Signaturkarte und Kartenlesegerät von unterwegs auslösen, zum Beispiel mit einem Tablet oder Smartphone. Die notwendigen Signaturkomponenten befinden sich in der hochsicheren Umgebung eines sogenannten Vertrauensdiensteanbieters (VDA). Er stellt den Fernsignaturdienst in Form einer Webanwendung bereit.

Grund 5: Die elektronische Signatur steigert die Prozesseffizienz und senkt die Kosten

Elektronische Signaturen sorgen für Effizienz und senken die Kosten über die gesamten Geschäftsprozesse hinweg. Beispielsweise reduziert sich nach Angaben der EU-Kommission bei öffentlichen Ausschreibungen der Zeitaufwand von ein bis zwei Wochen auf maximal wenige Tage und die Kosten sinken von 100 Euro auf 10 Euro pro Bearbeitung eines Antrags.

Grund 6: Elektronisch unterschreiben können jetzt nicht nur Personen, sondern auch Organisationen

Mit dem elektronischen Siegel hat die eIDAS-Verordnung ein Werkzeug geschaffen, mit dem Organisationen ihre digitalen Dokumente unterzeichnen können. Das elektronische Siegel stellt den Ursprung und die Unversehrtheit der Dokumente sicher. Technisch sind elektronische Signatur und elektronisches Siegel identisch – einziger Unterschied ist, dass das Siegel auf eine Organisation ausgestellt ist, während Signaturen immer personenbezogen sind. Das hat in der Praxis einen großen Vorteil: Anwender, die bereits eine Signaturlösung mit Lesegeräten und Software-Komponenten einsetzen, können diese auch für das elektronische Siegel nutzen.

Grund 7: Qualifizierte Trust-Center schaffen großes Vertrauen

Die technischen Basiskomponenten für die elektronische Signatur sind bei qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (qVDA) erhältlich. qVDA besitzen den höchsten Vertrauensstatus. Sie unterliegen besonders strengen Sicherheitsvorschriften und Haftungsregeln und werden in der EU Trusted List geführt. Um ihren Status zu behalten, müssen sich qVDA alle zwei Jahre von unabhängigen Auditoren überprüfen lassen.

Grund 8: Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielseitig

Die Einsatzpotenziale der qualifizierten elektronischen Signatur umfassen die unterschiedlichsten Branchen. Banken und Versicherungen können Prozesse wie Kreditvergabe, Kontowechselservices oder Versicherungsanträge mit Gesundheitserklärungen mit der qualifizierten elektronischen Signatur komplett digital durchführen. Im Behördenumfeld lassen sich Förderanträge, Baugenehmigungen oder öffentliche Ausschreibungen digital unterschreiben. Zudem profitieren Unternehmen von Signaturen: etwa bei Verträgen und Vereinbarungen mit Lieferanten oder beim Einstellen neuer Mitarbeiter, die Arbeitsverträge einfach mobil unterschreiben können. Weitere Anwendungsfelder sind zum Beispiel das Unterschreiben von Entsorgungsnachweisen und Leasingverträgen. Im Gesundheitsbereich lassen sich zahlreiche Formular- und Dokumententypen qualifiziert elektronisch unterschreiben und in die elektronische Patientenakte integrieren. Typische Anwendungsbeispiele für elektronische Siegel sind Behördenbescheide jeglicher Art, Urkunden oder Zeugnisse. Unternehmen können Siegel in der Angebotserstellung, in der E-Mail-Signatur, im Software-Schutz oder bei der elektronischen Archivierung einsetzen.

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* IT-Fachverband AIIM (Association for Information and Image Management)