Händische Unterschrift durch E-Signatur ersetzen

Warum unterzeichnen viele Unternehmen Dokumente eigentlich noch handschriftlich? Dieser analoge Prozess ist ineffizient und teuer. Im Vergleich hat die elektronische Signatur gleich mehrere Vorteile: Der Prozess zur Erstellung ist vollkommen transparent und nachvollziehbar. Die Daten zu Unterzeichnern und Signierverlauf werden kryptografisch gesichert und sind dadurch so sicher, wie es kein analoger Stift und kein Papier sein kann. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterschriebene Dokumente sind nicht nur genauso rechtsgültig wie handsignierte Papiere, sondern auch fälschungssicherer. Und dadurch sind sie in vielen Fällen der händischen Unterschrift einen Schritt voraus.

Bis vor wenigen Jahren brauchte man für das digitale Signieren zusätzliche Hardware wie Karten-Lesegeräte und Signaturkarten. Seit die europäische eIDAS-Verordnung in Kraft getreten ist und es die Fernsignatur gibt, ist die Signaturerstellung deutlich einfacher. Heute kann man ganz einfach online und mobil Dokumente sicher unterschreiben.

Rechtssicher und integer

Ob Unterschrift mittels Signaturkarte oder mit Fernsignatur – beide Lösungen sind rechtssicher. Basis dafür ist ein Zertifikat, das durch einen Vertrauensdiensteanbieter wie D‑Trust ausgegeben wird.

Auch die Integrität des Dokuments wird durch die elektronische Signatur gewährleistet. Sie ist dadurch garantiert, dass ein Hash-Wert (mathematische Quersumme) aus dem Dokument gebildet und verschlüsselt wird. Nachträgliche Änderungen am Dokument können damit ausgeschlossen werden.

Auch Dokumente mit sogenannter Schriftformerfordernis können digital unterschrieben werden. Wird dafür eine QES verwendet, sind sie rechtssicher. Die QES kann in allen Szenarien eingesetzt werden, in denen eine Schriftform ohne weitere Einschränkungen verlangt wird. Dazu gehören etwa Kontoeröffnung, Abschluss einer Lebensversicherung oder eines Kreditvertrags, Miet- und Arbeitsverträge, ärztliche Rezepte, Einwilligungs- oder Widerspruchserklärungen und Vollmachten. Nur in wenigen Fällen kann keine QES eingesetzt werden, etwa wenn eine notarielle Beglaubigung oder Handschriftlichkeit des Dokuments verlangt wird. Beispiele dafür sind Testamente und Immobilienkäufe, aber auch Kündigungen von Arbeitsverhältnissen. Für eine QES gelten besondere Anforderungen an die Identifizierung, die z. B. über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises oder über Video-Ident vorgenommen werden kann. Wenn geprüft wird, ob ein signiertes Dokument gültig ist, wird zusätzlich verifiziert, dass der Aussteller des Zertifikats auf der „European United Trusted List“ geführt wird.

Hohe Datensicherheit

Auch in Sachen Datensicherheit hat die elektronische Signatur die Nase vorn. Denn die eIDAS-Verordnung verlangt bei qualifizierten Signaturzertifikaten den Einsatz einer sicheren qualifizierten Erzeugungshardware (QSCD) für die Schlüssel. Das können Signaturkarten oder im Fall der Fernsignatur auch ein HSM (Hardware Security Module) sein. Die Sicherheit der Anwendung wird bei der QES immer über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sichergestellt. Nutzt man eine Signaturkarte, so sind dies die beiden Faktoren Besitz der Karte und das Wissen der PIN. Bei der Fernsignatur sind es die Log-in-Daten und eine anzufordernde SMS-TAN.

Elektronisch zu signieren ist wenig aufwendig. Im einfachsten Fall genügt es, sich bei einer Fernsignaturlösung – etwa sign-me von D-Trust – zu registrieren. Nach der Identifizierung können Dokumente digital unterschrieben werden. Dazu lädt man eine PDF-Datei im Portal hoch und kann unmittelbar danach das signierte Dokument herunterladen und an seine Geschäftspartner verteilen.

Fazit

Die qualifizierte elektronische Signatur funktioniert branchenübergreifend und für alle Unternehmensgrößen. Sie lässt sich schnell, unkompliziert und ohne Medienbruch in die eigenen Unternehmensprozesse integrieren. Dabei kann sie entweder über die D-Trust-API in bestehende Workflow-Systeme oder in Systeme von Signatur-Workflow-Anbietern eingebunden werden.

Gerade für Unternehmen überwiegen die Vorteile der elektronischen Signatur: Der Signaturprozess gewinnt an Komfort und Schnelligkeit. Der Signierende kann jederzeit und überall, auch mobil, unterschreiben und ist nicht abhängig von Karten oder Lesegeräten. Für Empfänger werden die Geschäftsprozesse effizienter. Also: Schluss mit der leidigen und teuren Papierarbeit.